Wat staat er niet in onze SLA/Algemene voorwaarden en waarom niet?

AFAS levert een standaard SLA en Algemene Voorwaarden met daarin een Verwerkersovereenkomst t.b.v. de AVG/GDPR. Een aantal zaken zijn niet benoemd in deze standaard SLA. Hieronder staat beschreven waarom niet.
Waarom is de Verwerkersovereenkomst opgenomen in de SLA/Algemene voorwaarde en is het niet een apart document?

AFAS levert een standaard  applicatie (AFAS Profit) en bied deze in een standaard SaaS dienstverlening (AFAS Online). Daarbij past ook een standaard verwerkersovereenkomst.  Om niet een overeenkomst te maken die in veel gevallen verwijzingen heeft naar de SLA of/en algemene voorwaarden, hebben we deze opgenomen in de Algemene Voorwaarden. Dit voorkomt onduidelijkheden en blijft het begrijpelijk voor iedereen. Dit wordt overigens ook geadviseerd door Nederland ICT, de brancheorganisatie van ICT. Zie ook deze pagina daarvoor.

Hoeft een verwerkersovereenkomst niet apart ondertekend te worden?

Nee, net zoals de Algemene Voorwaarden niet apart getekend hoeven te worden, hoeft dit ook niet. Wel moet duidelijk zijn dát het is overeengekomen. Doordat we onze algemene voorwaarden op de site publiceren én als PDF aanbieden, is er voldoende duidelijkheid daarover. Op elk contract die AFAS gesloten heeft, staat dat de SLA en Algemene Voorwaarden van toepassing zijn.  

Kunnen afwijkende afspraken gemaakt worden t.b.v. de verwerkersovereenkomst?

Nee, dat kan niet. Omdat AFAS een verwerking heeft die voor alle klanten hetzelfde is, kunnen geen specifieke afspraken gemaakt worden. Wel is het mogelijk om verbetersuggesties in te sturen. Op basis van deze input kunnen wij de standaard weer verbeteren.

Waarom staat er niet beschreven welke persoonsgegevens wordt verwerkt door AFAS?

AFAS heeft geen zicht (of belang) in welke persoonsgegevens worden verwerkt in AFAS Profit op AFAS Online. Daarnaast is het mogelijk dat, door middel van vrije inrichting, (persoons-)gegevens worden vastgelegd waar AFAS Profit standaard niet in voorziet. Of en welke persoonsgegevens worden vastgelegd zal de verwerking van AFAS Online niet anders maken. Alle data van alle klanten wordt op dezelfde manier met het hoogst mogelijke beveiligingsniveau opgeslagen en verwerkt. Het heeft dus geen zin om per klant te beschrijven welke persoonsgegevens of categorieën worden verwerkt op AFAS Online. Wel is het van belang dat de klant wél inzicht heeft in welke gegevens in AFAS Profit wordt verwerkt. Daarvoor is het eigen 'verwerkingsregister' voor van toepassing. 

Er wordt geen beschikbaarheidspercentage van AFAS Online genoemd in de SLA. Waarom niet?

'AFAS Online moet een acceptabele beschikbaarheid hebben' vinden we. Het uitrekenen van een behaald percentage beschikbaarheid per klant (of zelf per gebruiker) is een zeer complexe materie die, zodra die berekend is, direct ter discussie zal staan over de juiste berekeningsmethode. Bedenk dat het gebruik van AFAS Profit op AFAS Online gaat over verschillende platformen (AFAS Profit, InSite en OutSite) en over verschillende databases (Productie, Test en Acceptatie en voor onze dienstverleners ook veel klantomgevingen). 
Daarnaast moet je ook gelijk afspreken wat er moet gaan gebeuren indien het afgesproken percentage niet gehaald wordt in een bepaalde periode. Dat zou ook betekenen dat, wanneer het percentage wél gehaald wordt, maar jij als klant toch niet tevreden bent, er géén inspanningsverplichting vanuit AFAS zou zijn. Dat willen we niet. In alle gevallen we, indien de beschikbaarheid onvoldoende blijkt, bekijken wát we kunnen verbeteren. We willen met jullie als gebruiker dan in gesprek gaan om oplossingen te bespreken. In het uiterste geval kan de beslissing zijn om de AFAS Online dienstverlening te staken. Gelukkig is dat, om die reden, nog niet voorgekomen.

Er staat niets in over een boete als AFAS de voorwaarden in de SLA niet levert. Waarom niet?

AFAS wil graag als partner met haar klanten een verbinding aangaan. Boetes passen in dat beeld niet thuis. We zien boetes niet als inspiratiebron om ons best te blijven doen om onze klanten te binden. We gaan voor een duurzame relatie waarbij we ervan uit gaan dat klanten lang klant zullen blijven, maar als het niet lukt, ook op een nette manier van elkaar afscheid kunnen nemen. Daarom hebben we de opzegtermijn ook aangepast van 'per kalender jaar' naar 'per maand'. 
Wel heeft AFAS een vergoeding als het gaat om schade die veroorzaakt wordt door AFAS. Zie daarvoor het onderdeel 'Aansprakelijkheid' in de SLA.

Mag AFAS eenzijdig de Algemene Voorwaarden en SLA wijzigen?

Ja, dat mag, want dat is zo opgenomen in de SLA en Algemene voorwaarden. Omdat de SLA en Algemene voorwaarden voor alle klanten gelijk zijn én AFAS met een opzegtermijn van 1 maand werkt, is het risico voor de klant minimaal. Mocht AFAS namelijk aanpassingen doen in de SLA en Algemene voorwaarden die nadelig is voor de klant, loopt AFAS het risico dat klanten massaal zullen opzeggen en een andere leverancier zullen zoeken. Dat zou het einde betekenen van ons prachtige bedrijf en dat willen we zo lang mogelijk uitstellen.