Karmac HR Solutions

•  Gecertificeerde koppeling

Voldoen onze digitale personeelsdossiers aan de AVG-wetgeving? Zijn onze personeelsdossiers compleet en snel raadpleegbaar? Kan ik eenvoudig relevante documenten terugvinden op naamgeving? Kunnen wij onze personeelsdossier zonder zorgen (volledig) openstellen aan de medewerkers? Steeds meer organisaties stellen zichzelf deze vragen en dat is niet onterecht. Personeelsdossiers bevatten tenslotte zeer privacygevoelige informatie waar zorgvuldig mee omgegaan dient te worden.

Een optimaal personeelsdossier is altijd inzichtelijk, makkelijk raadpleegbaar, heeft een logische structuur en voldoet aan wet- en regelgeving. Helaas voldoen niet alle organisaties aan deze punten, in de praktijk lopen organisaties vaak tegen één of meer van de volgende problemen aan:

• De personeelsdossiers zijn in hun geheel per dossier als één PDF-bestand opgeslagen. Terugzoeken kost veel tijd en bewaartermijnen kunnen niet per document worden ingesteld.
• De personeelsdossiers hebben geen structuur. De documenten zijn hierdoor niet snel te raadplegen, omdat een logische ordening ontbreekt.
• Documenten zijn verkeerd gecategoriseerd met als gevolg dat het opzoeken van een specifiek document tijdrovend is of documenten zelfs niet gevonden worden.
• De personeelsdossiers bevatten veel dubbelen, dit zorgt voor onnodige vervuiling in het dossier met wanorde tot gevolg.
• Documenten zijn in het verkeerde personeelsdossier opgeslagen, met als gevolg dat een medewerker documenten onder ogen krijgt die niet voor hem/haar bestemd zijn.
• De personeelsdossiers bevatten documenten die volgens de AVG-wetgeving niet meer in de dossiers aanwezig mogen zijn.
• De documenten zijn niet op datum toegankelijk en/of datums kloppen vaak niet. Ook hierdoor kost terugzoeken van documenten meer tijd dan nodig en worden documenten vaak niet tijdig geschoond.
• Loopt uw organisatie tegen één of meerdere van bovenstaande punten aan? Goed nieuws: Karmac I&I is gespecialiseerd in het optimaliseren van uw personeelsdossiers.

Digitaliseren, converteren en optimaliseren

Karmac I&I is gespecialiseerd in het digitaliseren, converteren en optimaliseren van personeelsdossiers. Na een optimalisatie door Karmac werkt uw HR-afdeling efficiënt, gestructureerd en veilig in Profit.